La gestión documental consiste en automatizar actividades de procesos, haciendo uso de tecnologías de la información que permiten reemplazar papeles por flujos digitales de información, siendo mucho más eficiente, óptimo, transparente y limpio el flujo de información en cualquier organización.
¿Por qué ayuda a mejorar el ambiente de control en las organizaciones?
Debido a que al automatizar los flujos de información, es posible también automatizar las aprobaciones de ciertas actividades claves en los procesos organizacionales y así también dejar reflejada la evidencia digital inalterable, lo cual permitirá hacer tracking o seguimiento de los flujos de proceso desde una perspectiva operacional y de control en un contexto de gobernabilidad corporativa, gestión de riesgos o de cumplimiento.
Actualmente existen en el mercado alternativas de clase mundial que permiten llevar a las organizaciones a este nivel de automatización y así encontramos soluciones como Adobe LiveCycle y TOTVS ECM que permiten "eliminar el papel" y automatizar los flujos de trabajo de los procesos en forma muy intuitiva para los usuarios finales.
La otra bondad que encontramos en este tipo de soluciones, es el hecho que ayudan con el medio ambiente, al contribuir con la eliminación del uso de papeles en las organizaciones, dato no menor si pensamos en reducir la huella de carbono de nuestra entidad.
Ya hay varias industrias que están optando por este tipo de tecnologías y de manera creciente usando soluciones Cloud Computing para Enterprise Content Management (ECM) en modalidad SaaS (Software como Servicio), obteniendo todas las ventajas que ello implica y pagando una cuota mensual, sin tener que desembolsar en costos de software, hardware, infraestructura tecnológica y de especialistas, así las organizaciones se centran solamente en los procesos y el valor que los mismos deben generar en forma sistemática y continúa.
Algunos ejemplos de industrias que usan soluciones de gestión documental:
- Salud: Para automatizar y digitalizar todos los procesos médicos, relativos a fichas de pacientes, historial médico. Mejorando la eficiencia en las atenciones a pacientes y enriqueciendo la calidad de los diagnósticos al contar con información histórica de los pacientes oportuna, que es clave a la hora de hacer evaluaciones médicas y sobre todo de urgencia. Lo otro, es que la información debe contar con todas las medidas de seguridad y privacidad, por lo que a la hora de seleccionar un proveedor, debe asegurarse que este sea de clase mundial y que ofrezca estas características de seguridad.
- Educación: Es otra industria que se ha visto beneficiada con este tipo de soluciones y se han optimizado los procesos académicos y de admisión, haciendo mucho más expedito el acceso a la información que requieren los alumnos, generando conexiones con portales web para propósitos de difusión de información académica tanto para alumnos como para apoderados, con las medidas de confidencialidad y de resguardo de la integridad de la información que se requiere según corresponda.
- Sector Público (ministerios y municipalidades): En diversos países del mundo las reparticiones gubernamental han eliminado los papeles que hacen que sus procesos sean más burocráticos y los han reemplazado por soluciones de gestión documental, lo que ha ayudado a destrabar una serie de trámites que contribuyen con la calidad de vida de los ciudadanos al momento de requerir trámites en estos estamentos.
Si quieres enterarte acerca de la implementación de este tipo de soluciones, puedes revisarlo aquí:
Adobe:
Adobe LiveCycle
TOTVS:
Solución Tecnológica TOTVS
¿Por qué ayuda a mejorar el ambiente de control en las organizaciones?
Debido a que al automatizar los flujos de información, es posible también automatizar las aprobaciones de ciertas actividades claves en los procesos organizacionales y así también dejar reflejada la evidencia digital inalterable, lo cual permitirá hacer tracking o seguimiento de los flujos de proceso desde una perspectiva operacional y de control en un contexto de gobernabilidad corporativa, gestión de riesgos o de cumplimiento.
Actualmente existen en el mercado alternativas de clase mundial que permiten llevar a las organizaciones a este nivel de automatización y así encontramos soluciones como Adobe LiveCycle y TOTVS ECM que permiten "eliminar el papel" y automatizar los flujos de trabajo de los procesos en forma muy intuitiva para los usuarios finales.
La otra bondad que encontramos en este tipo de soluciones, es el hecho que ayudan con el medio ambiente, al contribuir con la eliminación del uso de papeles en las organizaciones, dato no menor si pensamos en reducir la huella de carbono de nuestra entidad.
Ya hay varias industrias que están optando por este tipo de tecnologías y de manera creciente usando soluciones Cloud Computing para Enterprise Content Management (ECM) en modalidad SaaS (Software como Servicio), obteniendo todas las ventajas que ello implica y pagando una cuota mensual, sin tener que desembolsar en costos de software, hardware, infraestructura tecnológica y de especialistas, así las organizaciones se centran solamente en los procesos y el valor que los mismos deben generar en forma sistemática y continúa.
Algunos ejemplos de industrias que usan soluciones de gestión documental:
- Salud: Para automatizar y digitalizar todos los procesos médicos, relativos a fichas de pacientes, historial médico. Mejorando la eficiencia en las atenciones a pacientes y enriqueciendo la calidad de los diagnósticos al contar con información histórica de los pacientes oportuna, que es clave a la hora de hacer evaluaciones médicas y sobre todo de urgencia. Lo otro, es que la información debe contar con todas las medidas de seguridad y privacidad, por lo que a la hora de seleccionar un proveedor, debe asegurarse que este sea de clase mundial y que ofrezca estas características de seguridad.
- Educación: Es otra industria que se ha visto beneficiada con este tipo de soluciones y se han optimizado los procesos académicos y de admisión, haciendo mucho más expedito el acceso a la información que requieren los alumnos, generando conexiones con portales web para propósitos de difusión de información académica tanto para alumnos como para apoderados, con las medidas de confidencialidad y de resguardo de la integridad de la información que se requiere según corresponda.
- Sector Público (ministerios y municipalidades): En diversos países del mundo las reparticiones gubernamental han eliminado los papeles que hacen que sus procesos sean más burocráticos y los han reemplazado por soluciones de gestión documental, lo que ha ayudado a destrabar una serie de trámites que contribuyen con la calidad de vida de los ciudadanos al momento de requerir trámites en estos estamentos.
Si quieres enterarte acerca de la implementación de este tipo de soluciones, puedes revisarlo aquí:
Adobe:
Adobe LiveCycle
Solución Tecnológica TOTVS
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